KMS

개인과 조직이 지식의 생성과 활용, 축적에 이르는 활동을 원활하게 할 수

있도록 정보기술을 통해 지원하는 것

조직원의 경험적인 지식이나 아이디어, 혹은 외부 정보를 통한 지식들이  서류나 개인의 머릿속에 남아있는 것은 비효율적이며 조직원들끼리

공유하기 위해서는 시간적, 공간적 제약이 많을 수 밖에 없습니다.

KMS는 이러한 지식을 디지털화하고, 인터넷을 통해 언제 어디서나 최적의 지식을 사용할 수 있도록 구현하는 시스템입니다.

 

KMS의 아키텍쳐별 필요 기술 요소
기술요소	내용
User Interface	- 웹브라우저, 통합부여, 각종 미디어 플레이어, 클라이언트 사이드의  각종 컴포넌트 및 플러그인 기술
Knowledge Service	- 푸시 & 에이전트 서비스, 협업서비스, 전문 검색서비스, 개인별 지식관리 서비스 지원기술
Knowledge Map	- 원하는 지식 요소의 위치를 직관적으로 파악할 수 있도록 지식요소를 간략하게 구조화하는 기술
Knowledge Base	- 다양한 지식 저장 기술 및 인덱싱 기술, 백업 기술 및 지식단위별, 접근 유형별, 사용자나 가상 그룹별 보안기술
Communication Infrastructure	- 기간 시스템, 웹 시스템 등과 같은 사내외 정보 자원과의 연계 및 통합을  위한 통신 기반 기술
Knowledge Source	- 워크플로우, 기간 시스템, 전자상거래 시스템, 고객관리 시스템,    실적 자료를 분석 예측하기 위한 데이터 웨어하우징, 비정형정보를    지원해 주는  전자문서 관리 서비스(EDMS), 전 조직원간의  정보공유를
	위한 그룹웨어, 메일서버, 파일시스템, 웹사이트, 데이터베이스 등의
	정보를 연계 및 통합 활용하기 위한 기술

 

자료 : 한국전자통신연구원(2001.7)

Goover가 정의한 지식관리시스템

지식 관리 시스템(KMS, Knowledge Management System)은 현대 조직에서 지식을 효율적으로 관리하고 활용하기 위한 중요한 도구입니다. KMS는 지식의 창출, 저장, 전이, 그리고 적용을 지원하는 일련의 비즈니스 프로세스를 구현하여 조직의 경쟁력을 높이는 데 기여합니다.

1. 지식 관리 시스템의 정의

KMS는 조직 구성원들이 보유하고 있는 지식 자산을 국지되어, 평가하고 보상하는 체계와 함께, 지식 공유 문화를 구축하기 위한 인프라를 제공합니다. 이러한 시스템은 정보 기술에 기반하여 하드웨어와 소프트웨어 도구를 포함한 모든 요소를 아우르며, 조직 전체의 지식을 효율적으로 관리합니다.

2. KMS의 구성 요소

KMS는 다음 세 가지 주요 요소로 구성됩니다:

• 지식베이스: 원시 데이터를 저장하는 데이터베이스에 비유할 수 있으며, 집단의 지식을 한 곳에 모아 관리합니다. 여기에는 문서, 사례 연구, 기술 매뉴얼 등 다양한 형식의 정보가 포함될 수 있습니다.
• 지식스키마: 원시 데이터의 메타데이터를 담고 있는 데이터 사전으로 비유되며, 지식의 유형, 중요도, 동의어, 인덱스, 보안 수준 등 지식의 구성 요소를 정의합니다. 이 스키마는 지식이 저장될 때의 구조를 설계하는 데 도움을 줍니다.
• 지식맵: 조직 내에서 지식이 어디에 위치하는지, 어떤 종류의 지식이 있는지를 시각적으로 표현하는 도구입니다. 지식맵은 지식의 흐름과 접근성을 개선하여 효과적인 지식 활용을 촉진합니다.

이러한 요소들이 조화를 이루어 조직의 지식 관리를 효율적으로 수행하게 됩니다.

3. KMS의 필요성과 장점

KMS는 조직의 지식을 체계적으로 관리하여 다음과 같은 장점을 제공합니다:

• 지식의 체계적 관리: KMS를 통해 조직 내 지식이 정리되고 정형화되어, 필요할 때 쉽게 접근하고 활용할 수 있습니다. 이는 중복 학습을 줄이고, 조직의 지식 자산을 효율적으로 활용하는 데 기여합니다.
• 지식 공유 촉진: KMS는 정보 공유 문화를 조성하여 구성원들이 지식을 자유롭게 공유하고 소통할 수 있는 환경을 부여합니다. 이는 협력과 혁신을 강화하는 데 중요한 역할을 합니다.
• 의사결정 지원: KMS는 필요한 정보를 신속하게 제공하여, 의사결정 과정을 지원합니다. 이는 더 나은 판단을 가능하게 하고, 조직의 경쟁력을 향상시키는 데 기여합니다.

4. 실용 사례

예를 들어, 아서 앤더슨(Arthur Andersen) 사의 지식 관리 시스템인 'Knowledge Space’는 전 세계적으로 25,000명의 컨설턴트들이 클라이언트의 다양한 문제를 해결하기 위한 정보를 공유하는 플랫폼을 제공합니다. 이 시스템은 프로젝트 결과 및 사례 분석 지식을 효율적으로 저장하고, 원격 학습과 사이버 도서관 기능을 통해 컨설턴트들의 자기 개발과 업무 수행을 지원합니다. 또한, 전 세계적으로 원격 회의 시설과 고객 정보 서비스 기능을 갖추고 있어, 언제 어디서나 효율적인 협업이 가능합니다.

5. 결론

결국, 지식 관리 시스템(KMS)은 조직이 보유하고 있는 지식을 체계적으로 관리하고 공유하기 위해 필요한 필수 도구로 자리잡고 있습니다. 적절하게 구성된 KMS는 조직의 운영 효율성을 극대화하고, 정보의 활용성을 높여 조직의 경쟁력을 한층 강화하는 데 기여합니다. 따라서 기업이나 기관에서 KMS를 도입하고 운용하는 것은 이제 더 이상 선택이 아닌 필수가 되어가고 있습니다.