eMES Lite 문서관리 시스템 개발은?

1. 문서관리 시스템의 필요성

중소 제조업에서는 작업표준서, 검사기준서, 설비 매뉴얼, 도면, 계약서 등 다양한 문서를 사용합니다. 이러한 문서를 일반 공유폴더로만 관리하면 다음 문제가 발생합니다.

• 최신 문서와 구버전 구분이 어려움
• 권한이 없는 직원도 문서를 열람하거나 복사할 가능성
• 누가 조회·다운로드·출력했는지 확인하기 어려움
• 부서이동이나 퇴사 후에도 기존 접근권한이 남을 수 있음
• 승인되지 않은 작업표준서가 현장에서 사용될 수 있음
• NAS 폴더와 업무 문서분류가 서로 일치하지 않음
• 문서 개정 및 폐기 이력을 재현하기 어려움
• 품질감사나 고객사 심사 시 증빙자료 준비에 시간이 걸림

따라서 eMES Lite 문서관리는 단순 파일 저장 기능이 아니라 다음 정보를 통합 관리하는 KMS로 개발하고 있습니다.

조직·사원
   ↓
문서함과 접근권한
   ↓
문서 등록·암호화·NAS 저장
   ↓
조회·다운로드·출력
   ↓
상세정보·개정·버전이력
   ↓
결재·배포·폐기·로그

2. 개발 목표

현재 문서관리 시스템의 핵심 목표는 다음과 같습니다.

• 문서와 NAS 폴더의 통합 관리
• 조직·부서·사원정보 기반 권한 적용
• 문서함별 보안정책 적용
• 등록 파일의 AES 암호화 저장
• 조회·다운로드·출력 이력 관리
• 문서 개정 및 구버전 보존
• 승인된 최신 유효본 사용
• 결재관리와 연동 가능한 데이터 구조
• MES 품목·설비·공정과 문서 연결

3. 시스템 구성

문서함 구조

문서함은 조직관리와 같은 트리 구조로 구성되어 있습니다.

KMS
 ├─ 품질관리
 │   ├─ ISO·인증
 │   ├─ 검사기준
 │   └─ 품질기록
 ├─ 생산관리
 │   ├─ 작업표준
 │   ├─ 공정기술
 │   └─ 작업지시
 ├─ 설비관리
 │   ├─ 설비매뉴얼
 │   ├─ 점검·보전
 │   └─ 설비이력
 ├─ 자재·구매
 ├─ 영업·고객
 ├─ 연구·개발
 └─ 경영지원

각 문서함에는 다음 정책을 설정할 수 있습니다.

• 문서함 코드와 명칭
• 상위 문서함
• 문서함 유형
• 기본 문서종류
• 담당부서와 관리자
• 보안등급
• 권한그룹
• 결재 사용 여부
• 버전관리 여부
• 보존기간
• 최대 파일용량
• 허용 확장자
• 자동암호화
• NAS 상대경로
• 조회·다운로드·출력·삭제 로그 정책

4. 현재 개발된 화면

화면주요 기능상태

문서함관리	트리형 문서함과 NAS 폴더·정책 관리	완료
문서종류관리	작업표준서, 검사기준서 등 종류 관리	완료
보안등급관리	일반, 사내, 부서, 기밀, 대외비 관리	완료
문서권한관리	문서함별 주체·권한 설정	완료
문서등록	문서함 선택, 파일 등록, 암호화 및 NAS 저장	완료
문서조회	권한 문서 검색, 미리보기, 다운로드, 출력	완료
문서상세관리	담당부서, 작성자, 상태, 시행기간, 연관정보	완료
문서개정관리	신규 버전 등록, 구버전 보존, 유효본 전환	완료
로그조회	문서 및 프로그램 사용 이력 조회	완료

5. 문서권한 기능

문서권한은 문서함 단위로 관리하며 다음 대상을 지원합니다.

• 권한그룹
• 부서
• 직책
• 직급
• 사원

지원 권한은 다음과 같습니다.

권한의미

조회	문서 목록 및 내용 확인
등록	문서 신규 등록 및 개정
수정	문서 속성 수정
삭제	문서 사용종료 및 폐기
다운로드	파일 저장
출력	인쇄
결재	문서결재 처리

상위 문서함 권한을 하위 문서함으로 상속할 수 있으며, 허용과 차단 정책을 함께 적용할 수 있습니다.

관리자 권한은 전체 문서함에 접근할 수 있습니다.

6. 문서등록 기능

문서등록 화면은 왼쪽에 문서함 트리를 표시합니다.

• 전체 문서함은 확인 가능
• 등록권한이 있는 문서함만 선택 가능
• 문서번호 미입력 시 자동 생성
• 문서종류 및 보안등급 선택
• 선택한 문서함의 자동암호화 여부 표시
• 허용 확장자 및 최대용량 검사
• 문서함 기준 NAS 경로에 파일 저장
• 문서 메타정보는 eData에 저장

문서번호 자동 생성 형식은 다음과 같습니다.

DOC-yyyyMMdd-HHmmssfff

7. NAS 저장 및 암호화

NAS는 SFTP/SSH 방식으로 연결합니다.

• NAS 접속정보 별도 설정
• 연결 테스트
• 개별 문서함 폴더 생성
• 전체 문서함 폴더 일괄 생성
• 기존 폴더는 건너뛰고 누락 폴더만 생성
• 전체 빈 폴더 삭제
• 한글 폴더명 처리
• NAS 경로 복사

자동암호화가 설정된 문서함은 등록 파일을 다음 방식으로 암호화합니다.

알고리즘 : AES-256-GCM
파일 키  : 문서마다 무작위 생성
키 보호  : Windows DPAPI LocalMachine
무결성    : SHA-256 해시 저장

NAS에는 암호화 파일이 저장되고, 프로그램에서 권한을 확인한 후 복호화하여 사용합니다.

8. 문서조회 기능

문서조회 화면은 왼쪽 문서함 트리와 오른쪽 문서목록으로 구성됩니다.

• 조회권한이 있는 문서함만 표시
• 문서함 선택 시 해당 문서 조회
• 문서번호·문서명·파일명 통합검색
• 미리보기
• 다운로드
• 출력
• 암호화 파일 자동 복호화
• 권한별 기능 제한
• 조회·다운로드·출력 이력 기록

워터마크 지원 형식

형식처리 방식

PDF	각 페이지에 사용자·일시·문서번호 표시
XLS/XLSX	인쇄 머리글에 워터마크 표시
PNG/JPG/BMP	이미지 위에 워터마크 표시
TXT/CSV/LOG	문서 선두에 워터마크 정보 추가
PPT/DOC 등	원본 형식으로 외부 프로그램 실행

PowerPoint나 Word처럼 직접 워터마크를 넣지 않는 파일은 WATERMARK_라는 잘못된 파일명을 붙이지 않습니다. 외부 프로그램으로 미리보기할 경우 조회이력과 다운로드 이력을 함께 기록합니다.

9. 문서상세관리 기능

문서상세관리 화면에서는 문서 자체의 업무 속성을 관리합니다.

• 문서번호
• 문서명
• 문서함
• 현재 버전
• 담당부서
• 작성자
• 문서상태
• 시행일
• 만료일
• 관련 품목
• 관련 설비
• 관련 공정
• 검색 키워드
• 설명
• 전체 버전 이력

문서상태는 현재 다음 값으로 구성되어 있습니다.

작성중
등록
개정중
승인
시행
폐기

조회권한이 있는 문서만 표시되며, 수정 시 문서함 등록권한을 다시 확인합니다.

10. 문서개정 및 버전관리

문서개정관리 화면에서는 기존 문서번호를 유지하면서 파일 버전을 증가시킵니다.

관리 항목:

• 개정 파일
• 개정사유
• 시행일
• 버전번호
• 등록자
• 등록일시
• 암호화 여부
• 현재 유효본 여부

개정 처리 흐름은 다음과 같습니다.

현재 문서 선택
   ↓
개정 파일·개정사유·시행일 입력
   ↓
문서함 권한과 저장정책 확인
   ↓
신규 파일 암호화 및 NAS 저장
   ↓
기존 파일을 이전 버전으로 보존
   ↓
신규 버전번호 생성
   ↓
신규 파일을 현재 유효본으로 전환

기존 등록 문서에 버전이력이 없더라도 첫 개정 시 기존 파일을 최초 버전으로 자동 등록합니다.

예:

문서번호: DOC-20260710-001

Version 1 : 최초 등록
Version 2 : 검사주기 변경
Version 3 : 설비조건 변경 ← 현재 유효본

버전별 미리보기와 다운로드도 지원하며 기존 권한, 복호화, 워터마크, 로그 정책을 동일하게 적용합니다.

11. 로그관리

현재 로그 범위는 다음과 같습니다.

• 로그인
• 로그아웃
• 프로그램 실행
• 문서조회
• 문서다운로드
• 문서출력
• 문서삭제

로그에는 다음 정보가 포함됩니다.

• 사용자 ID와 성명
• 프로그램 ID와 프로그램명
• 처리 종류
• 문서 SEQ
• 문서번호와 문서명
• 처리 성공 여부
• 오류 내용
• 처리 일시

12. DB 구성

상위 분류는 다음과 같습니다.

eClass.ID = 문서정보

사용 중인 eCode는 다음과 같습니다.

문서정보-문서함
문서정보-권한
문서정보-보안등급
문서정보-종류
문서정보-문서
문서정보-문서상세
문서정보-문서버전

데이터는 eData에 저장하고 실제 파일은 NAS에 저장합니다.

eData
 ├─ 문서함 정보
 ├─ 문서종류
 ├─ 보안등급
 ├─ 권한설정
 ├─ 문서 기본정보
 ├─ 문서 상세정보
 └─ 문서 버전이력

NAS
 └─ 실제 문서파일 및 암호화 파일

13. 인사·조직 연동

문서관리는 기존 인사관리 정보와 연결됩니다.

사원
 ├─ 소속부서
 ├─ 직급
 ├─ 직책
 ├─ 권한그룹
 └─ 로그인 계정

사원의 부서나 직책이 변경되면 문서 접근권한도 현재 인사정보를 기준으로 다시 계산됩니다.

따라서 부서이동이나 퇴사 시 개별 문서권한을 일일이 수정할 필요가 줄어듭니다.

14. 현재 개발 진행 상태

기반 기능

• eClass/eCode 문서정보 구조: 완료
• 문서관리 메뉴와 프로그램 등록: 완료
• NAS 접속 및 한글 경로 처리: 완료
• 문서함 폴더 생성·삭제: 완료
• AES 암호화 저장: 완료
• 인사·조직 기반 권한: 완료
• 문서 로그: 완료

문서 업무 기능

• 문서등록: 완료
• 문서조회: 완료
• 다운로드 및 출력: 완료
• 워터마크: 지원 형식 기준 완료
• 문서 상세정보: 완료
• 문서 개정·버전관리: 완료
• 구버전 조회 및 다운로드: 완료

검증 결과

• Release 빌드 성공
• 컴파일 오류 0개
• 문서 관련 eCode 등록 확인
• 프로그램 및 관리자 권한 등록 확인
• 기존 문서 조회 확인
• 기존 문서의 초기 버전 표시 확인

실제 운영문서를 대상으로 한 개정 파일 업로드 테스트는 운영 데이터 변경을 피하기 위해 아직 수행하지 않았습니다.

15. 앞으로 필요한 기능

다음 단계의 우선순위는 아래와 같습니다.

1. 문서결재관리
   • 문서함별 결재 사용
   • 조직·부서장 기반 결재선 자동 구성
   • 승인·반려·회수
   • 결재 완료 후 유효본 전환
2. 문서 배포·회수관리
   • 부서·작업장별 문서 배포
   • 열람확인
   • 구버전 회수
   • 미확인 사용자 조회
   • 출력본 관리번호
3. 문서 폐기·보존관리
   • 보존기간 만료 예정
   • 폐기요청 및 승인
   • NAS 격리 보관
   • 복구 및 영구보존
4. 문서권한 현황
   • 사원별 최종 권한
   • 권한 상속 경로
   • 허용·차단 충돌
   • 접근 가능한 이유 확인
5. 문서현황
   • 문서함별 문서 수
   • 문서상태별 현황
   • 보안등급별 현황
   • 만료 예정 문서
   • 저장용량 및 다운로드 현황

16. 기대 효과

현재 개발된 문서관리 시스템을 적용하면 다음 효과를 기대할 수 있습니다.

• 최신 작업표준서 사용 보장
• 구버전 문서 오사용 방지
• 중요 문서의 무단 열람·복사 제한
• 품질감사 및 고객사 심사 대응시간 단축
• 문서 변경과 사용 이력 추적
• 부서이동·퇴사에 따른 권한 자동 반영
• NAS 폴더와 업무 문서분류 일치
• KMS와 MES의 품목·설비·공정정보 연결
• 향후 결재·배포·폐기관리로 자연스럽게 확장

현재 단계는 문서를 안전하게 등록하고, 권한에 따라 조회하며, 상세정보와 버전을 관리할 수 있는 핵심 KMS 기반이 구축된 상태입니다. 다음 핵심 개발은 문서결재관리와 문서 배포·회수관리입니다.